Competence for Documents 030 2100522-0

Branchenlösungen

Flexibel für jede Branche: spezifisches Dokumentenmanagement mit DATAPOOL

Individuell, flexibel und modular
Von Abfallentsorgern bis zur Zimmerei – wir haben alle Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement. Individuell und flexibel passen wir die jeweiligen Module an Ihre branchenspezifischen Belange und vorhandenen Parameter an. 

Modular, aktuell und flexibel

Alle Branchen brauchen ein gutes DMS – vor allem flexibel

Die modulare Konfiguration, flexible Anbindung an bestehende Prozesse und simple Bedienelemente machen elektronisches Dokumentenmanagement mit Datapool®Archiv in sämtlichen Branchen höchst effizient. Wir ermitteln den branchenspezifischen Bedarf vom Einstieg bis zum professionellstem Nutzungsumfang – vom einzelnen Nutzer bis zur Teamnutzung. Unser Wissen wird Ihr Vorteil.

 DATAPOOL®Archiv bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile:

  • branchenspezifische Vorkonfiguration
  • vollständige Integration ins Betriebssystem
  • simple und intuitive Bedienung
  • sofortige Nutzbarkeit nach der Installation
  • extrem günstiges Preis-/Leistungsverhältnis
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Unser Lösungsumfang reicht von der Dokumentenerfassung per Scanner, über Dokumentenaufbereitung per Barcode und optischer Zeichenerkennung mit Speicherung in Zielordnern, weiter über Dokumentenverteilung und optischer Zeichenerkennung mit Speicherung im Zielordner, weiter über Dokumentenverteilung per Scan-Workflow oder der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems als Inhouse oder Cloudlösung.

Papierloser Workflow in allen Branchen

Kosteneinsparungen durch Wegfall von Archiven, Büromaterial und mehr Mobilität

Zahlreichen Kunden aus den Bereichen 


  • Handwerk
  • Hotelwesen
  • Wohnungsbau
  • Spedition und Logistik
  • Entsorgung
  • Gesundheitswesen
  • Ingenieurbüros
  • Wasser- und Energieversorgung
  • Architekten
  • Rechtsanwälte
  • Steuerberater
  • Notare
  • Immobilien- und Hausverwaltungen

haben die Vorteile der flexiblen DATAPOOL-Lösungen erkannt und schätzen die einfache, komfortable Handhabung.

Effizienz durch zentralen Dokumenten-Pool

Beispiel Hotellerie: Abläufe werden zentral gebündelt und planbar

Das Problem: Das Hotel wird zur Zettelwirtschaft
Reservierungen, Schriftverkehr, Umbuchungen, Rechnungen und Belege vom Lieferanten bis zum Handwerker müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden. Sämtliche Eingangsrechnungen und Belege von allen Standorten werden von einem Mitarbeiter zentral gesammelt und abgeheftet. Zusätzlich geht eine Kopie zurück an externe Standorte. Oft alphabetisch Sortiert oder nach Rechnungsnummer – Chaos entsteht immer, da jeder die Ablage nach seinem Ermessen entscheidet. Das frisst Platz, menschliche Ressourcen, kostet Zeit und richtig Geld. 

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Die Lösung:
Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems Durch die Einführung eines DMS, wie zum Beispiel DATAPOOL Archiv® oder DocuWare, wird eine Informationszentrale geschaffen, auf die alle Abteilungen sämtlicher Standorte zugreifen. Die Programme sind unkompliziert auf einem PC einzurichten und flexible Schnittstellen verbinden das DMS mit der gängigen Hotelsoftware- und der Finanzbuchhaltung. Rechnungen oder Belege werden über einen Barcode klassifiziert bzw. rubriziert, über Scanner und Texterkennung digitalisiert und im Dokumenten-Pool archiviert. Nachdem eine Eingangsrechnung in der Buchhaltung erfasst wurde, werden die Indexdaten des Beleges um die zugehörigen Infos ergänzt.

Der Effekt:
Da die Sammlung, Erfassung und Archivierung wird zu einem planbaren Aufwand und endlich effizient. Eine doppelte Lagerung und die zeitfressende Kommunikation zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen entfällt. Durch die Dokumenten-Zentrale und die standortunabhängige Anbindung aller beteiligten, ist eine ständige Aktualität gewährleistet, ohne lange Wege und Informationsverlust.

Wir sortieren. Sie profitieren.

Herr Achim Göb: +(49) 30 2100522-99

Sie möchten von einer digitalen Lösung profitieren und ihr Geschäft effizienter gestalten? 
Wir analysieren Ihre Anforderungen und unterstützen Sie in der Entscheidungsfindung.

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