Competence for Documents 030 2100522-0

DATAPOOL iForms2

Informations-Datengewinnung aus Dokumenten

Ermitteln Sie Dokumentdaten, gleichen Sie Vorgängen mit Ihrer Datenbank ab
und stellen Sie diese für den Import an Ihre ERP-, DMS- oder ECM-Lösung bereit.

Zentrale Informationen sofort erkennen.

DATAPOOL iForms2 für automatische Datengewinnung

Sie kennen die Mühen manueller Dateneingabe. Eintippen ist langsam, fehleranfällig und lässt sich nicht effizient optimieren. Sie legen jedoch Wert auf Produktivität, dann ist die automatische Datenerfassung aus ihren per Scan oder als PDF oder TIF vorliegender kaufmännischer Ein- und Ausgangs- sowie intern verwendeter Dokumente unerlässlich.

DATAPOOL iForms2 erkennt sofort die zentralen Informationen und macht diese zu nutzbaren Daten durch maschinelles Lernen. Bereits nach ein/zwei neuen und bisher unbekannten Dokumenten erfolgt die automatische Datengewinnung zuverlässig.

Ungeordnete Dokumente

datapool iforms2

DATAPOOL iForms2 das Modul-Doppelpack für die intelligente Ermittlung von Dokumentinformationen. Die zwei enthaltenen Module iForms und fForms sind einzeln oder gemeinsam erhältlich.

Modul: iForms
Eingehende Rechnungen, Lieferscheine etc.

DATAPOOL iForms: Datenermittlung aus Kreditoren-Dokumentarten

DATAPOOL iForms besitzt eine Kreditorenverwaltung mit Abgleich-/Synchronisationsmöglichkeit mit externen Kreditorendaten. Die extrahierten Dokument- und Kreditordaten werden als gleichnamige XML-Datei gemeinsam mit dem Ursprungsdokument entweder für die Dokumentarchivierung und Indexierung für DATAPOOL Archiv® und/oder für die Bereitstellung zum Dokument- und Datenimport in andere Programme genutzt.

DATAPOOL iForms ist eine Clientapplikation, welche pro MS Windows-PC oder MS Windows Server lizenziert wird. Als Datenbank verwendet DATAPOOL iForms den mit DATAPOOL Archiv mitgelieferten MS SQL Server oder einen vorhandenen MS SQL Server. DATAPOOL iForms kann in Kombination mit DATAPOOL BarcodeService in Anwendung kommen, in der Form, dass DATAPOOL Barcodeservice dem DATAPOOL iForms2 vorgeschalten wird. Dies ermöglicht die Vorteile der Parallelverarbeitung zu nutzen, welche zur Lastverteilung und damit zu erheblich verkürzten Verarbeitungszeiten führt. Bei Übernahme der Dokumente inkl. deren Datenwerte nach DATAPOOL Archiv ist ergänzend DATAPOOL DocImport erforderlich.

Modul: fForms

DATAPOOL fForms: Datenermittlung aus strukturierten Dokumentarten

DATAPOOL fForms unterstützt ausgehende kaufmännische Dokumente, Kontoauszüge einzelner Banken, Stücklisten, Arbeitsscheine, Produktionsprotokolle, Formblätter  mit analoger Funktionalität zu iForms, jedoch ohne Kreditorenzuordnung.

Weitere Details entsprechen analog denen von DATAPOOL iForms.

Anwendungsbereiche

  • Buchhaltung: Rechnungen, Bestellungsaufträge, Steuerbescheide, Journale
  • Personalwesen: Gehaltsabrechnungen, Lohnjournale
  • Produktion: Fertigungsprotokolle, Arbeitsscheine, Stundennachweise
  • Steuerberater: Mandanten spezifische Rechnungsdatenerfassung

Vorteile

Neben Konzernen müssen auch kleine und mittelständische Unternehmen Prozesse automatisieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Kosten zu senken. Diese Optimierungsprozesse bieten folgende Vorteile:

  • Prozesstransparenz erhöhen und interne Kontrollen verbessern
  • Eigehende Lieferantenrechnungen, egal ob in der Zentrale oder dezentral in der Niederlassung werden sofort digitalisiert und können damit transparent überwacht werden
  • Kosten reduzieren und Produktivität steigern
  • Automatisierung des Rechnungseingangs eliminiert teure manuelle Datenextraktion und beschleunigt den Gesamtprozess
  • Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung können sich ihren Kernaufgaben widmen
  • Optimierung der Datenqualität
  • Die automatische Rechnungsdatenextraktion reduziert Fehlerraten bei der Extraktion und die Prüfung der eingehenden Rechnung auf Gesetzeskonformität garantiert eine erhöhte Qualität des Rechnungseingangs
  • Management von Cash Flow und Performance
  • Erhöhte Prozesstransparenz ermöglicht eine Optimierung der Rechnungsverarbeitung, so dass Engpässe vermieden, der optimale Zeitpunkt zur Bezahlung ermittelt und ein Report über ausstehende Zahlungen erstellt werden können.

Nutzen Sie unsere Competence for Documents

Herr Dieter Houschka: +(49) 30 2100522-11

DATAPOOL iForms2 bietet intelligente Datenermittlung aus unterschiedlichsten Dokumententypen mit einer exakten Erfassung aller geschäftsrelevanten Informationen und stellt diese dem jeweils nachgelagerten Back-End Systeme zur Verfügung.

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