Scannen:
Bilder werden von einem Operator auf der Scanstation gescannt und dann an ABBYY Recognition Server gesendet.
Importieren von Dokumenten: Der Server Manager importiert Dateien aus bestimmten Eingabeordnern (d.h. gemeinsam genutzte Ordner, FTP-Ordner oder E-Mail Postfächer) und importiert diese in die Verarbeitungswarteschlange.
Erkennung:
Recognition Server verteilt die Dateien für die Erkennung auf die verfügbaren Verarbeitungsstationen. Die einzelnen Workflows für die Verarbeitung der Dokumente auf den verfügbaren Verarbeitungsstationen werden vom Server Manager verwaltet und überwacht. Beide Komponenten arbeiten als Dienste unter Windows und können getrennt im Netzwerk oder auf einer Workstation installiert werden.
Verifizierung (optional):
Bei Dokumenten mit niedriger Bildqualität oder wenn eine besonders hohe Erkennungsgenauigkeit erforderlich ist können die jeweiligen Dokumente optional an eine Verifizierungsstation zur manuellen Korrektur durch einen Verifizierungsoperator gesendet werden. Der Server Manager übergibt die Dokumente entsprechend den Workfloweinstellungen an die Verifizierungsstationen.
Dokumententrennung:
Nach Erkennung und Überprüfung können Dokumente anhand von Leerseiten, Strichcodes oder nach festgelegter Seitenzahl getrennt werden. Zur Erstellung eigener Trennungsregeln können auch Skripte eingesetzt werden.
Klassifizierung und Indexierung (optional):
Unternehmen können wählen ob die Daten manuell oder anhand individuell angepasster Skripte indexiert werden soll. Manuelle Indexierung kann auf der Indexierungsstation durchgeführt werden. Über selbst definierte Skripts können intelligente Import- und Bereitstellungsmöglichkeiten erzeugt werden, die auf den Dokumenteneigenschaften sowie auf Metadaten basieren.
Exportieren:
Nach Erkennung und Überprüfung übergibt der Server Manager das Dokument an das vordefinierte Ziel, beispielsweise aneinen Netzwerkordner, eine SharePoint-Bibliothek*, eine E-Mail-Adresse oder an weitere Anwendungen die die Recognition Server API nutzen.
Konfiguration und Management:
ABBYY Recognition Server wird per Fernzugriff über die Microsoft Management Console (MMC) verwaltet. Alle Systemeinstellungen einschließlich Workflows, Joblisten, Eigenschaften der Verarbeitungsstationen, Lizenzen und Serverprotokolldateien können von einem zentralen Standort aus bearbeitet werden.
Workflows zur Konvertierung und Jobverteilung:
Ein Workflow in Recognition Server besteht aus einer Reihe von Verarbeitungsparametern, die Dokumenteneingabequellen, Verarbeitungsstufen und Bereitstellungsmethoden beinhalten. Ein Job ist die kleinste Verarbeitungseinheit und kann ein oder mehrere Bilder oder PDF-Dateien enthalten. Der Administrator legt im Voraus die Prioritäten für jeden Workflow fest und stellt so sicher, dass alle Jobs in der Reihenfolge ihrer Priorität verarbeitet werden.
Zeitgesteuerte und effiziente Verarbeitung:
Administratoren können einzelne Workflows flexibel auf bestimmte Zeitpunkte oder Zeitintervalle (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich) legen, um die Effizienz zu erhöhen und weniger arbeitsintensive Phasen (z.B. in der Nacht) auszunutzen. Administratoren können zudem das System so konfigurieren, dass die verschiedenen Verarbeitungsstationen zu unterschiedlichen Zeiten eingesetzt werden.